Os custos com telefonia talvez não sejam os maiores da organização, porém representam uma despesa expressiva e podem ser um dos contratempos mais fáceis de serem resolvidos. Diante de um cenário econômico de inconstância e da contínua necessidade de redução de custos, as empresas devem contar com soluções inovadoras, funcionais e com excelente custo-benefício.
Ao adotar algumas ótimas práticas, pode-se fazer um controle estratégico de seus gastos com telefonia e transformar as telecomunicações em um investimento incrível!
Para promover a otimização do desempenho da sua empresa, você deve gerenciar a sua comunicação. Com o auxílio de algumas das soluções e dicas abaixo você encontra ótimas práticas para reduzir custos com telefonia. Vamos lá?
Analise as condições contratuais
Pode ser um pouco decepcionante, mas muitas empresas não respeitam o que foi estipulado no contrato assinado, fazendo cobranças indevidas aos clientes ou mesmo inserindo serviços que não foram ajustados ou solicitados. Com o auxílio de uma empresa de gestão técnica e financeira voltada para telefonia, um diagnóstico preciso da situação pode ser desenvolvido.
Com o acompanhamento das faturas, em comparativo às condições contratuais, você pode perceber até o momento em que certos erros costumam acontecer. Assim, caso necessário, você pode solicitar às operadoras que revejam os valores cobrados. Muitos não sabem, mas é possível recuperar valores pagos indevidamente de até três anos anteriores à data de constatação do erro.
Se o que for verificado for uma afronta ao que diz o Código de Defesa do Consumidor, existe a possibilidade de ser ressarcido pelo provedor. De posse dessas informações, pode-se tentar uma composição amigável e extrajudicial. Caso contrário, o processo no Judiciário se estende por alguns poucos meses.
Renegocie os seus contratos
Outra dica de como reduzir custos com telefonia é informando-se sobre as melhores tarifas e planos para a sua corporação. Existem muitos pacotes no mercado de comunicação e eles são atualizados constantemente pelas operadoras. É preciso ter atenção às novidades que surgem: pode ser que a sua empresa esteja perdendo ofertas mais aderentes ao escopo do negócio.
Há consultorias especializadas para esse tipo de serviço. Elas auxiliam a sua empresa, deixando-a bem informada sobre as tarifas do mercado e as possibilidades mais viáveis de negociação. Além disso, esse serviço apoia o seu negócio ao analisar o histórico das suas faturas, orientando da melhor forma qual solução para o seu negócio.
Ao entrar em contato com os fornecedores do serviço e ficar a par de todas as disposições dos planos, você mune a empresa de informações importantes para elaborar uma estratégia de redução de custos com telefonia. Não há como atuar de forma certeira se não conhecermos os processos internos do negócio e os produtos ofertados pelas operadoras.
Oriente os seus colaboradores
As boas práticas para o uso da telefonia empresarial são muito importantes. Com a evolução dos celulares, é possível otimizar sua conta telefônica por meio da utilização dos dispositivos móveis que contam com serviços de voz e de dados.
Há aplicativos que realizam ligações usando a rede Wi-Fi ou os dados móveis: pesquise no mercado e avalie qual deles é melhor para sua empresa.
Seus colaboradores precisam ser bem orientados, com treinamentos ou informações que habilitem o uso das novas funções tecnológicas. Usar as inovações tecnológicas ao seu favor pode ajudar expressivamente na expansão de operações dentro da empresa. Quando uma organização tenta implantar novas boas práticas ao negócio, é normal a equipe sentir um pouco de resistência.
Promova campanhas internas
Para resolver problemas de engajamento, alinhe com a equipe de comunicação interna o que é o novo processo. Reforce a importância para o desempenho financeiro da empresa e, em conjunto, construa uma campanha robusta para engajar a equipe.
Inclua o tema nos treinamentos de onboarding (boas-vindas) de novos colaboradores e promova lembretes periódicos nos dispositivos usados para a comunicação com o time. Aos poucos, a nova prática vai se aderindo à cultura da organização.
Também é importante esclarecer aos funcionários a respeito das ligações pessoais. Eles devem ficar cientes de que o aparelho fornecido pela empresa não comporta aquela possibilidade ou que as chamadas de ordem particular serão descontadas nas folhas de pagamento. Avalie qual estratégia adotar!
Aperfeiçoe os processos internos
Ter amplo conhecimento de todos os processos que envolvem os consumos em seus diferentes departamentos é essencial. A melhoria desses processos pode aprimorar a produtividade das pessoas e trazer boas ideias sobre como reduzir custos com telefonia.
É possível integrar sistemas e possibilitar o ajuste de fluxo de trabalho, por exemplo. Assim fica mais fácil encontrar as falhas pelas quais estão indo embora os recursos da empresa.
Para otimizar os processos internos, a empresa precisa focar em três pilares: custo, qualidade e agilidade. Isso porque não adianta usar o produto mais barato do mercado se ele não traz qualidade e, ainda, impacta negativamente a agilidade dos processos.
O recomendado é ter um equilíbrio, por isso, as organizações precisam conhecer muito bem qual o cenário em que elas se encontram e aonde querem chegar. Estruture uma área focada em gerenciamento de processos. Construa uma equipe com os melhores profissionais e realize análises recorrentes em todos os departamentos da empresa.
Esse time deve estar antenado com as melhores práticas do mercado para desenvolver e adotar as soluções que contribuirão para otimizar a gestão de custos, fortalecer os padrões de qualidade e garantir agilidade nas tratativas.
Adote o rateio dos custos por setor
Uma ação eficaz para reduzir custos com telefonia — e atrelada ao aperfeiçoamento de processos internos — é ratear os valores entre os departamentos da empresa, conforme a respectiva utilização de cada setor. Isso permite que todos os gestores tenham responsabilidade sobre o consumo dos serviços de telefonia e facilita o apelo para alcançar uma real economia, evitando desperdícios. É necessário realizar um estudo do desempenho contábil da empresa, destrinchar as informações por setor e, assim, definir o orçamento de custos para o próximo ano. Crie metas que incentivem a redução dos custos e as insira no contrato de gestão da equipe. Essa é uma ação que deve ser feita nas empresas como uma boa prática de gerenciamento.
Construa e controle um inventário
Com o uso de inventários, você consegue identificar quais as linhas não estão mais sendo utilizadas por sua empresa. Com o aumento de salas, setores e colaboradores, o controle pode ser perdido. Linhas de telefone antigas, mas sem operação, podem não ser desativadas completamente.
Os inventários podem ser feitos por meio de planilhas no Excel, usando recursos de VBA — Visual Basic Applications (Linguagem de Programação) ou realizando a gestão gráfica via Power BI.
Há outras formas para fazê-los, um exemplo mais fácil é por meio de softwares automatizados de monitoramento, que garantem uma atualização contínua e precisão nos dados. Assim, você deixa de pagar por linhas que não utiliza mais — e nem sabia disso.
Inove nas práticas de comunicação
Para se alcançar melhores resultados nas ações para reduzir custos com telefonia é importante inovar o processo de comunicação da empresa. Com o avanço tecnológico e, principalmente, com a Internet, novas soluções em comunicação surgiram e estão se popularizando. Algumas são voltadas especificamente para as organizações: garantem otimização e melhor desempenho de processos internos.
Atualmente, há diversos aplicativos que facilitam a comunicação. Para definir quais os mais adequados para o seu negócio, mapeie os processos, conheça o seu público interno e o perfil dos clientes e parceiros. Dependendo do que for diagnosticado, além de reduzir custos com telefonia, você pode emplacar a melhora da performance financeira também recorrendo às boas práticas em outros tipos de comunicação.
Incentive o e-mail
Um cenário rotineiro nas pequenas e grandes organizações é o uso do telefone para comunicações que poderiam ser feitas por meio de outros canais. É importante alinhar com o time quando deve se recorrer a cada tipo de meio de comunicação. Uma forma de fazer isso é reforçar o uso do e-mail para mensagens que não são tão urgentes.
Novamente, conte com a equipe de comunicação interna e com a influência dos líderes de cada área para implantar essa prática. Mas, atenção! Isso deve ser feito de forma cautelosa para que os colaboradores realmente consigam compreender quando usar o e-mail. Senão, eles podem acabar recorrendo a esse canal para qualquer tipo de comunicação, o que pode impactar na produtividade da empresa.
Lembre-se: o telefone deve ser usado somente para ações que demandam urgência ou um atendimento mais personalizado, que não seja possível por outro meio.
Faça ligações por IP
Com a melhora de qualidade em serviços online, as ligações tradicionais podem ser substituídas pelas ligações via VoIP (Voice Over Internet Protocol ou, em português, Voz sobre Protocolo de Internet). Essa tecnologia permite a transformação dos sinais em dados digitais transmitidos pela internet.
As ligações são feitas gratuitamente, mas apenas para outro sistema VoIP. O uso da solução tem se popularizado com alguns programas gratuitos que usam o protocolo VoIP, como o já bastante reconhecido Skype.
Essa ferramenta pode ser usada também para fazer chamadas em grupos, as teleconferências. É uma forma de realizar uma comunicação rápida, mas importante ou urgente, para uma equipe grande, pulverizada em diferentes cidades e regiões.
Utilize soluções PABX
O PABX (sigla para Private Automatic Branch Exchange) é um sistema de telefonia que possibilita efetuar ligações internamente e receber as chamadas externas. Trata-se, na verdade, de uma central telefônica que alcança as linhas da rede pública e de onde saem ramais para usuários, os quais também podem ser conectados ao interfone.
O equipamento centralizador de linhas e ramais torna a comunicação muito mais segura e incrivelmente mais eficiente, já que é garantido o sigilo das ligações. A otimização do uso do sistema telefônico é outra boa ideia para estimular a reduzir custos com telefonia.
Para que você entenda melhor e faça uma boa escolha, vale dizer que os sistemas de PABX podem ser divididos em quatro tipos:
analógico (de utilização básica, seus ramais não têm recursos avançados);
digital (de melhor qualidade de ligações, pois aumenta o volume do áudio, eliminando ruídos);
híbrido (agregando o melhor do analógico e digital);
VoIP (um dos modelos mais complexos, projetado para linhas de operadora VoIP).
Não há como bater o martelo afirmando qual tipo de PABX usar sem fazer um estudo de viabilidade. Mas é comum que as grandes empresas adotem o modelo de PABX VoIP porque ele permite a distribuição de diversos ramais a partir de poucas linhas. Apesar do PABX e do VoIP serem muito parecidos, não são a mesma coisa. Juntos, tornam-se uma ferramenta potente para otimizar a comunicação e os resultados dos negócios.
Use o PABX na nuvem
Talvez você ainda não tenha ouvido falar sobre o PABX na nuvem, mas esse serviço é uma solução que está se fortalecendo como uma tendência no mercado. A ferramenta oferece o armazenamento e o gerenciamento por meio da internet. Essa plataforma usa a tecnologia computacional em nuvem e apresenta muitos benefícios para as empresas.
O PABX na nuvem contribui para reduzir custos com telefonia porque a sua manutenção não é feita em equipamentos. Por atuar como uma central telefônica virtual, ele dispensa a compra de aparelhos e, com isso, não se tem também o custo da conservação desses ativos. Além disso, há o ganho de produtividade operacional, pois toda a gestão fica a cargo do fornecedor.
O mais interessante desse serviço é que ele pode ser integrado a outras formas de comunicação que sejam utilizadas no negócio. Já pensou melhorar a experiência do cliente, incrementar a sua estratégia omnichannel e ainda reduzir custos com telefonia? Esses são ganhos que podem ser conquistados ao adotar o PABX na nuvem.
Procure fornecedores especializados e com soluções flexíveis para que os custos sejam previstos e facilmente controlados — que sejam verdadeiros parceiros de sua empresa. Seguindo as dicas de como reduzir custos com telefonia, sua empresa sairá sempre ganhando! Se você quer saber mais sobre o assunto, Fale com um especialista !
Comments